Virtuaalinen lääkekaappi Opaali säästää aikaa ja euroja osastojen lääkelogistiikassa
Opaali on sairaala-apteekin käyttöön kehitetty virtuaalinen työkalu, jonka avulla yksiköiden lääkevarastojen ylläpito ja lääkelogistiikka keskitetään koulutetulle lääketeknikolle. Järjestelmä yhtenäistää lääkehuoneiden järjestyksen, tehostaa lääketilausten hallintaa ja vähentää lääkehukkaa sekä parantaa potilasturvallisuutta. Hankkeen tulokset ovat olleet lupaavia.
Keski-Pohjanmaan keskussairaalassa aloitettiin helmikuussa 2025 Opaali-hanke. Opaali on sairaala-apteekin käytössä oleva virtuaalinen työkalu yksikön lääkevaraston ylläpitoon. Hankkeen aikana osastojen lääkelogistiikan hoitaa koulutettu lääketeknikko sairaala-apteekista. Tavoitteena on, että osaston lääkehyllyssä on oikeaan aikaan oikea määrä lääkkeitä oikeassa paikassa.
Opaali-palveluun kuuluu lääkehuoneen järjestäminen lääkehoitosuunnitelman mukaisesti, jolloin niillä osastoilla, joilla Opaali on käytössä, lääkehuoneen järjestys on yhtenäinen. Tämä helpottaa kiertävien hoitajien toimintaa lääkehuoneissa. Sairaanhoitajilta vapautuu työaikaa lääkelogistiikasta hoitotyöhön ja samalla lääkelogistiikka hoituu kustannustehokkaasti lääketeknikon toimesta. Lisäksi moniammatillinen yhteistyö vahvistuu.
Opaalin käyttöönotto osastolle
Lääkevalikoiman miettiminen ja perustaminen järjestelmään vievät paljon aikaa alkuvaiheessa. Osastojen lääkevalikoima mietitään yhteistyönä osaston ja sairaala-apteekin kanssa. Tämän jälkeen perustetaan apteekin järjestelmään osaston lääkevalikoima. Usein lääkehuoneen tilat ovat rajalliset ja on tärkeä miettiä, mitkä lääkkeet ja lääkkeiden vahvuudet pidetään hyllyssä. Harkittu ja hallittu valikoima parantaa myös potilasturvallisuutta, kun kaikilla lääkkeillä on omat käyttöaiheen mukaiset paikat. Jokaisen lääkkeen kohdalla asetetaan erikseen tavoitesaldo ja hälytysraja.
Sairaala-apteekin lääketeknikko tekee tilauksen inventoimalla osaston lääkevalikoiman Opaali-järjestelmään. Inventoinnin perustella tehdään lääketilaukset osastolle keskitetysti kaksi kertaa viikossa. Kun tilaukset keskitetään muutamaan päivään viikossa, työaikaa säästyy muuhun työhön. Osastolla voidaan luottaa siihen, että peruslääkevalikoiman lääkkeet riittävät aina seuraavaan toimituspäivään asti.
Huonokestoiset lääkkeet
Vanhenevia lääkkeitä seurataan järjestelmällisesti ja poistetaan hyllystä oikea-aikaisesti. Sairaala-apteekista tilataan ajoissa vanhenevien lääkkeiden tilalle uudet pakkaukset lääkehyllyyn. Huonokestoiset lääkkeet siirretään ajoissa osastoille, joissa on enemmän kulutusta. Jotta lääkkeiden kierrättäminen ja lääkehävikin vähentäminen onnistuu tehokkaasti, olisi tärkeää, että tarpeeksi monta osastoa on mukana Opaalin piirissä.
Lääkehyllyn järjestyksellä on merkitystä potilasturvallisuuden ja lääkehävikin vähentämisen kannalta. Huonokestoisemmat merkitään kestoaika-tarralla ja parempikestoiset hyllytetään huonokestoisimpien taakse, jotta lääkkeiden oikea kierto voidaan taata. Vanhentuneet lääkkeet työllistävät osastoja ja sairaala-apteekkia paljon.
Osaston näkökulmasta
Teho-osaston henkilökunta on kokenut Opaalin hyödylliseksi. Se on helppokäyttöinen ja selkeä järjestelmä, jonka käytön henkilökunta on omaksunut nopeasti. Opaalin myötä lääketilausten tekeminen on helpottunut ja nopeutunut. Lääkkeiden piippaukset käynnistävät automaattisesti lääketilauksen, mikä on säästänyt sairaanhoitajan työaikaa, kun tilausta ei tarvitse tehdä manuaalisesti. Järjestelmä näyttää myös lääkkeiden varastosaldot ja mahdollistaa lääkkeiden aiempaa tarkemman seurannan. Myös yhteistyö lääketeknikon kanssa on ollut erinomaista. Hän on huolehtinut vanhentuneet lääkkeet, tilaukset ja jopa pääosin lääkkeiden purkamiset, mikä on selkeästi helpottanut lääkehoitajan työtä.
Saadut hyödyt
Kun sairaala-apteekin työntekijä kiertää monella eri osastolla, hänelle syntyy hyvä käsitys osastojen valikoimasta. Vaikka kaikki osastot eivät ole mukana hankkeessa, niin niiden kautta on ollut myös mahdollista lainata tai kierrättää huonokestoisia lääkkeitä.
Opaalin avulla sairaala-apteekki pystyy seuramaan yksiköiden lääkkeiden saldoa ja heidän on helpompi tilata oikea-aikaisesti tukusta lisää tavaraa.
Tähän asti osastoilla ei ole ollut määriteltynä peruslääkevalikoimaa. Tämä tarkoittaa sitä, että jokaisella sairaanhoitajalla on ollut mahdollisuus tehdä lääketilaus oman osaamisen ja heillä olevan tiedon mukaan. Soitessa ei ole järjestelmää, josta voisi nähdä yksiköiden saldotilannetta kootusti. Opaali mahdollistaa nyt lääkevarastojen laajan hallinnan ja näkyvyyden yksikkötasolla.
Opaalin avulla apteekin ja osastojen välisistä varastointikäytännöistä sopiminen on helpompi hallita. Monella osastolla varastoidaan turhaan ylimääräisiä lääkkeitä, ja niiden vanhentuessa syntyy rahallista tappiota, jota voidaan osin estää Opaalin avulla.
Tulokset lupaavia, jatko viranhaltijoiden ja päättäjien käsissä
Tällä hetkellä hankkeessa on mukana kolme osastoa ja keväällä tehdyn palautekyselyn perusteella osastoilta nousi useita myönteisiä havaintoja. Lääkehoitovastaavan oma lääkehuoltoon liittyvä työ on vähentynyt. Tämä työ on tehty ennen muun työn ohessa, joten aikaa jää nyt enemmän varsinaiseen hoitotyöhön. Tilanteet, joissa lääkettä oli unohtunut tilata, vähenivät huomattavasti. Lääketeknikko on huomioinut kalliiden tai harvinaisten lääkkeiden siirron muihin yksiköihin tai pyrkinyt siirtämään vanhenevat lääkkeet muualle käyttöön. Aiemmin tuotteet seisoivat hyllyllä ja palautettiin vanhentuneina sairaala-apteekkiin. Parhaiten Opaali toimii apteekin toimintana, koska apteekin työtekijällä on kokonaiskäsitys siitä, missä mikäkin tuote vanhenee ja hän voi siirtää tuotteet sinne missä niitä tarvitaan.
Nyt hankkeen jatko on viranhaltijoiden ja päättäjien käsissä, sillä avoimen vakanssin täyttöluvan lisäksi tarvitaan budjettivaraus kustannusvaikuttavan ja lääkitysturvallisuutta edistävän toiminnan jatkamiseksi.
Susanne Passoja, lääketeknikko, hanketyöntekijä VAKE-hanke
Sari Nissilä, lääkehoidon koordinaattori, teho-osasto