Sosiaalihuollon kirjaaminen muutoksessa Soitessa
Sosiaalihuollon kirjaamisen käytännöt ovat muutoksessa, kun asiakastiedot siirtyvät valtakunnalliseen Kanta-palveluun ja kirjaamisen rakenteita yhdenmukaistetaan koko maassa. Muutokset edellyttävät myös Soiten sosiaalihuollon ammattilaisilta uudenlaista kirjaamisosaamista. Hyvä kirjaaminen tukee asiakkaan oikeuksia, lisää työn läpinäkyvyyttä ja vaikuttaa sekä asiakastyöhön että palveluiden kehittämiseen.
Asiakastiedon kirjaaminen on keskeinen osa sosiaalihuollon työtä. Sosiaalihuollon kirjaamisen ympäristö ja samalla sen tavat ovat muutoksessa. Sosiaalihuollon on liityttävä valtakunnalliseen asiakastietovarantoon, joka on osa Kanta-palvelua. Tämä tuo uusia vaatimuksia kirjaamiseen. Asiakastiedon rakenteita yhdenmukaistetaan koko maassa, ja tämän vuoksi sosiaalihuollon ammattilaisten on opeteltava uudenlaista kirjaamistapaa. Muutosten myötä asiakkaat pääsevät helpommin käsiksi omiin tietoihinsa OmaKannan kautta. Siksi asiakastiedon sisällöllisen laadun merkitys osana jokapäiväistä työtä korostuu entisestään. Lisäksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) hyödyntää Kanta-palveluihin tallennettavaa, rakenteista asiakas- ja potilastietoa THL:n tietotuotannossa, kuten tilasto- ja rekisteritoiminnassa, tiedolla johtamisessa ja muissa ns. tiedon toissijaisen käytön tarpeissa.
Kirjaamisosaaminen on olennainen osa jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen ammattitaitoa. Kirjattu asiakastieto vaikuttaa itse asiakastyön suunnitteluun ja toteuttamiseen, mutta myös laajemmin palveluiden tarpeen, laadun ja vaikuttavuuden arviointiin ja näin ollen myös palveluiden johtamiseen ja kehittämiseen. On erityisen tärkeää huomioida kirjausten vaikutus asiakkaaseen.
Yhdessä kehittäminen
Soitessa syksyllä 2023 aloittanut RRF-valtionavusteinen sosiaalipalveluiden kirjaamisen kehittämisen osahanke päättyy vuoden 2025 loppuun. Hankkeen tavoitteena on ollut sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen osalta:
- Valtakunnallisten kirjaamisen käytäntöjen ja ohjeiden käyttöönotto
- Kirjaamiskäytänteiden yhdenmukaistaminen
- Malli kirjaamisen koulutusrakennetta varten
Hankkeessa on edetty tavoitteita kohti tiiviissä yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Sen aikana on laadittu sekä sosiaalipalvelukohtaisia että sosiaalipalveluiden yhteisiä kirjaamisohjeita. Kirjaamisohjeet on laadittu yhdessä palveluiden henkilöstön kanssa, jolloin tapaamiset ovat toimineet osin myös koulutuksellisina tilaisuuksina. Lisäksi on järjestetty erillisiä kirjaamiskoulutuksia tarpeen mukaan. Hanke on ollut mukana myös kehittämässä Soiten ostopalveluiden kirjaamisasioita.
Kirjaamisohjeet ovat yhtenäistäneet kirjaamiskäytäntöjä, auttaneet korjaamaan virheellisiä toimintatapoja ja lisänneet henkilöstön tietoa kirjaamisesta. Kirjaamisohjeet on voitu linkittää käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään, josta ohjeet ovat helposti saatavilla. Ohjeistuksen laatimisessa on hyödynnetty valtakunnallisia ohjeita ja THL:n ja Kanta-palveluiden asiantuntijatukea. Lisäksi THL:n koordinoimassa Sote-kirjaamisen kansallisen verkoston kautta on ollut mahdollista jakaa ja saada kokemuksia toimivista kirjaamiskäytännöistä, tunnistaa kirjaamisen kehittämisen haasteita ja löytää yhteistyössä muiden hyvinvointialueiden ja eri kansallisten toimijoiden kanssa ratkaisuja.
Soiten kirjaamisen kehittämisen rakenteita on vahvistettu RRF-hankkeen aikana. Hankkeen aikana sosiaalipalveluissa on toiminut 1–2 kirjaamiskoordinaattoria, jotka ovat toimineet kirjaamisen asiantuntijoina tukien, koordinoiden ja ylläpitäen kirjaamisen kehittämisrakenteita laajasta näkökulmasta. Kirjaamiskoordinaattorin työ on koettu hyödylliseksi, ja sille toivotaan jatkoa myös hankkeen jälkeenkin. Pysyviä kirjaamisen kehittämisen rakenteita on saatu vahvistettua kirjaamistyöryhmällä ja kirjaamisasiantuntijoilla, jotka kokoontuvat säännöllisesti käsittelemään kirjaamiseen liittyviä asioita. Kirjaamistyöryhmän tehtävä on ohjeistaa ja linjata, kun taas kirjaamisasiantuntijat tukevat kirjaamisessa ja jalkauttavat kirjaamisohjeita. Kirjaamistyöryhmässä on edustus kaikista sosiaalipalveluista, sovellustuesta, tietosuojasta sekä asiakirjahallinnosta. Kirjaamisasiantuntijat koostuvat kaikista niistä eri sosiaalihuollon palveluiden ammattilaisista, jotka ovat käyneet Kansa Koulu -hankkeen kirjaamisasiantuntijavalmennuksen.
Kirjaamisen koulutusrakennetta on lähdetty mallintamaan siitä, että jokainen Soiten sosiaalipalveluiden ammattilaisen tulee käydä Kansa koulu -hankkeen Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin. Tämän lisäksi kirjaamisen perehdytysmateriaalia on koottu kansallisista kirjaamisen ohjeistuksista, laadituista organisaation omista kirjaamisohjeista ja linjauksista.
Kirjaaminen on vastuullista vuorovaikutusta
Soiten sosiaalipalveluiden kirjaukset ovat alkaneet asteittain näkymään OmaKannassa 15.10.2025 alkaen ja tämä tekee kirjaamisesta läpinäkyvämpää asiakkaille. Asiakastietojen kirjaaminen ei ole vain tekninen toimenpide – se on osa vuorovaikutusta ja asiakkaan kunnioittamista ja osallistamista. Lisäksi kirjaaminen on vaikuttamisen ja myös vallankäytön väline. Kirjaaminen tuo näkyväksi asiakkaan tilanteen, mutta myös työntekijän toiminnan ja tulkinnan. Jokaisen oma kokemusmaailma värittää sitä, mitä näemme ihmisissä ja erilaisissa tilanteissa.
Kirjauksissa on tärkeää yhdistää tarkkuus, totuudenmukaisuus ja sensitiivisyys. Vaikeatkin asiat on tuotava esiin, mutta kunnioittavasti ja harkiten. Kirjaaminen ei saa vahingoittaa, vaan sen tulee tukea asiakkaan osallisuutta ja oikeuksia. Asiakkaalla on oikeus tietää, mitä hänestä kirjataan – ja tulla kuulluksi myös tekstin tasolla.
Lopulta hyvä kirjaaminen rakentaa luottamusta, vahvistaa asiakasprosessin eheyttä ja toimii työvälineenä. Kirjaus voi toimia asiakkaalle peilinä ja muistijälkenä tai se voi vaikuttaa jopa asiakkaan minäkuvaan. Siksi jokainen kirjaus on merkityksellinen – ja jokaisella työntekijällä on vastuu tehdä siitä mahdollisimman hyvä.
Paula Hautala
kirjaamiskoordinaattori
