Förändringsutbildning som stöd vid organisationsförändring
Syftet med förändringsutbildning för Soites personal är att utveckla enheternas verksamhet genom att utöka gemenskapsstyrning och genom att utveckla ledarstilen mot en mer coachande riktning. Enheterna ges möjlighet att genuint påverka utvecklingen av det egna dagliga arbetet, och samtidigt ger chefen sina arbetstagare mera makt och ansvar. Det här ökar bevisligen den inre motivationen samt stärker håll- och dragningskraften.
Soites ledningsgrupp drog i februari 2021 upp riktlinjen att Soite ska starta ett coachningsprogram som omfattar hela organisationen för att arbeta mot en gemenskapsstyrd kultur. Genom att coacha hela personalen mot att vara gemenskapsstyrd har man velat garantera att alla i Soite kan påverka det egna arbetet.
Genom coachning strävar man efter att samarbetet och viljan att bära ansvar stärks och att människan blir mer självstyrd. Samtidigt har man som mål att verkningsfullheten av den service kunder får och personalens upplevelse av arbetet förbättras. Det förväntas att den själv- och gemenskapsstyrda verksamhetskulturen förbättrar organisationens resiliens och förmåga att svara mot ökande servicebehov utan att utöka resurserna för serviceproduktionen i motsvarande grad.
Förändringsutbildningen har nu kommit så långt att cirka 70 procent av enheterna i Soite har genomgått förändringsutbildningen, och nästan 1 500 personer från olika yrkesgrupper har deltagit i den. Alla enheter inom Vården och omsorgen har deltagit i utbildningen och detsamma gäller alla förutom en av enheterna inom före detta serviceområdet för funktionshinderservicen. Nu senast på våren 2024 har pilotprojekt om utbildningen inletts med två olika grupper inom räddningsväsendet.
Betydelsen av inre motivation
Forskning visar att arbetstagare som får sköta uppgifter som de har inre motivation för och som får utnyttja sina egna styrkor är effektivare i sitt arbete, upplever en starkare känsla av betydelsefullhet och tål stress bättre. Därför är det väsentligt att kunna stärka enheternas inre motivation och att hitta sätt att lyfta fram deras egna styrkor. För att detta ska vara möjligt krävs det dock att man känner personalen. Utvecklingssamtal och andra olika slags genuint dialogiska diskussionssituationer möjliggör detta.
Enligt självbestämmandeteorin baserar sig människans inre motivation och upplevelsen av meningsfullhet och betydelsefullhet på att tre grundläggande psykologiska behov tillgodoses.
AUTONOMI
dvs. självbestämmande är människans upplevelse av att hen får fritt bestämma vad hen gör och genuint vara sig själv. Uppgifterna är inspirerande, och människan har val- och handlingsfrihet.
KOMPETENS
avser individens upplevelse av att hen kan det hen gör och åstadkommer saker. Det är alltså fråga om arbetstagarens kunnande och handlingskraft: en arbetstagare som upplever sig vara kompetent tror att hen kan utföra den uppgift som getts framgångsrikt, samtidigt som hen nyfiket lär sig nytt.
SAMHÖRIGHET
har att göra med människans behov av att vara i kontakt med andra människor. Till detta hör till exempel att bli sedd, hörd och accepterad, uppmuntrande interaktion samt att stödja och hjälpa andra.
Det är lättare för oss att upprätthålla vår motivation på vår väg mot vårt mål trots eventuella utmaningar om vi har ett tydligt och inspirerande mål, positiva människor runt omkring oss och om vi ser motgångar som en möjlighet att lära oss.
Själv- och gemenskapsstyrning är viktiga i en organisations verksamhet.
Självstyrning är gemenskapsstyrning: En traditionell organisation styrs uppifrån, och cheferna slår fast för arbetstagarna vad som ska göras. Gemenskapsstyrning ger däremot teamet makt och ansvar i beslutsfattandet. Enheten tar ansvar för det arbete man delar på och koordinerar sinsemellan vad som ska göras och hur uppgifterna fördelas.
Anpassningsförmåga och innovativt tänkande: Gemenskapsstyrning möjliggör snabb anpassning till förändringar i miljön. Organisationen kan reagera flexibelt och innovativt på nya utmaningar.
Motivation och engagemang: När arbetstagarna får delta i beslutsfattandet och påverka innehållet i sitt arbete, ökar det motivationen och engagemanget. Gemenskapsstyrning skapar en gemenskapskänsla och stärker teamets sammanhållning.
Nedmontering av hierarkier: Gemenskapsstyrning innebär inte anarki, utan skapar en struktur där teamet beslutar tillsammans om hur arbetet främjas. Chefernas makt övergår till teamet, och beslut fattas i samarbete.
Gemenskapsstyrning erbjuder ett mer flexibelt och mer motiverande sätt att göra samarbete och kan i bästa fall leda till bättre resultat.
Vad har vi uppnått hittills?
Med hjälp av förändringsutbildningen har man kunnat öppna upp diskussionskulturen på ett nytt sätt i många enheter och team. Man har lärt sig att diskutera mer öppet. Den psykologiska tryggheten har ökat i och med att man kan diskutera också svåra ärenden konstruktivt.
Enheterna har uppmuntrats till att ta mer ansvar för utvecklingen av sitt eget arbete, och med de verktyg som utbildningen gett har det varit möjligt att göra utvecklingsarbete i vardagen, också utan stora ekonomiska och tidsmässiga resurser.
På allmän nivå har upplevelsen varit att man redan kan mycket i Soite och att den egna enheten är på rätt spår när det gäller att stärka själv- och gemenskapsstyrningen. Enheterna har upplevt att utbildningen stöder stärkandet av kunnandet och ger verktyg till att utveckla det egna arbetet samt hjälper med att hitta gemensamma spelregler till vardagen. Det att man inleder arbetet utifrån respektive enhets egna behov och genom att involvera arbetstagarna, har upplevts vara en viktig utgångspunkt. I respons har det lyfts fram hur viktigt det är att ha tid för gemensamt utvecklingsarbete och att få dela med sig av sina tankar till kollegorna och lära sig av dem. Förändringsutbildningen har varit ett sätt att sätta i gång diskussionen i många enheter.
I organisationer har man traditionellt blivit vana vid att enheterna koncentrerar sig på arbetet, och utvecklingen av arbetet sker någon annanstans. I och med förändringsutbildningen har verksamhetskulturen i många enheter utvecklats mot en sådan riktning att utvecklingen av arbetet är arbetstagarna uppgift, och de är också stolta över det. Arbetstagarna njuter också av det ökade ansvaret när de ges en chans att utveckla sitt eget arbete och stöd och frihet att bestämma vad som utvecklas. När arbetstagarna har deltagit i att utveckla sitt eget arbete, har det ökat ansvarstagandet och upplevelsen av att man gör saker tillsammans. Man har märkt att det inte alltid krävs stora ändringar för att göra vardagen smidigare. Många av utmaningarna i vardagen är sådana att lösningen till dem hittas bäst i vardagen bara man får tillåtelse att göra på ett nytt sätt och testa – också små åtgärder och korrigeringar kan leda till ett slutresultat som gör vardagen mycket lättare.
Genom att ge frihet att besluta om sätten att utföra det egna arbetet och organiseringen av det gemensamma arbetet, skapas det en möjlighet till en upplevelse av äkta ägarskap. Till följd av utökad autonomi öppnas det ett fönster i vardagen. En möjlighet att följa den egna inre motivationen. Ur organisationens synvinkel innebär detta att vi har en skara motiverade individer som inte endast arbetar för samma mål utan vill arbeta för samma mål. Detta är en betydande resurs och styrka som det lönar sig att sträva efter och värna om.
Framtiden
Förändringsutbildningen har hittills i huvudsak genomförts med projektfinansiering, vilket har t.ex. gjort det möjligt att använda förändringscoacher som arbetat på heltid och samtidigt gjort att utbildningen har fortskridit målmedvetet. Finansieringen som fåtts via projekt håller dock nu på att ta slut, och man funderar därför på hur verksamheten kan upprätthållas i framtiden om utbildade och erfarna förändringscoachers arbetsinsats inte utnyttjas i fortsättningen. Om man verkligen vill få ut all nytta av utbildningen, borde man fortsätta med utbildningen tills alla enheter genomgått den, och inleda en s.k. Förändringsutbildning vol 2 så att också nya arbetstagare kan komma med. Dessutom behöver cheferna ännu mycket stöd för att utveckla sin ledarstil mot en coachande stil, vilket för sin del stöder personalens gemenskapsstyrning.
Heidi Kainu
tf utbildningsplanerare
Soite 2.1, koordinering av förändringsutbildning
Utbildningstjänster, kvalitet, säkerhet och tillsyn
