Det virtuella medicinskåpet Opaali sparar tid och pengar i avdelningarnas läkemedelslogistik
Opaali är ett virtuellt verktyg utvecklat för användning i ett sjukhusapotek, och med dess hjälp centraliseras upprätthållandet av enheternas läkemedelslager och läkemedelslogistik till en utbildad läkemedelstekniker. Systemet förenhetligar ordningen i läkemedelsrummen, effektiviserar hanteringen av läkemedelsbeställningar, minskar läkemedelssvinnet och förbättrar patientsäkerheten. Resultaten av projektet har varit lovande.
Ett Opaali-projekt inleddes vid Mellersta Österbottens centralsjukhus i februari 2025. Opaali är ett virtuellt verktyg som används av sjukhusapoteket för att upprätthålla enhetens läkemedelslager. Under projektets gång hanteras avdelningarnas läkemedelslogistik av en utbildad läkemedelstekniker från sjukhusapoteket. Målet är att ha rätt mängd läkemedel på rätt plats vid rätt tidpunkt på avdelningens läkemedelshylla.
Opaali-tjänsten omfattar organisering av läkemedelsrummet enligt planen för läkemedelsbehandling, så att ordningen i läkemedelsrummet är enhetlig på de avdelningar där Opaali används. Detta underlättar ambulerande skötares arbete i läkemedelsrummen. Mindre arbetstid går åt till läkemedelslogistik och sjukskötare får mer tid att fokusera på vårdarbete, och samtidigt hanteras läkemedelslogistiken kostnadseffektivt av en läkemedelstekniker. Dessutom stärks det multiprofessionella samarbetet.
Införande av Opaali på en avdelning
Att fundera på läkemedelsurvalet och föra in det i systemet tar mycket tid i inledningsskedet. Avdelningarnas läkemedelsurval diskuteras i samarbete med avdelningen och sjukhusapoteket. Efter detta fastställs avdelningens läkemedelsurval i apotekssystemet. Ofta är utrymmet i läkemedelsrummet begränsat och det är viktigt att överväga vilka läkemedel och styrkor av läkemedlen som ska finnas på hyllan. Ett väl genomtänkt och kontrollerat urval förbättrar också patientsäkerheten, eftersom alla läkemedel har sina egna platser enligt sin indikation. Ett målsaldo och en larmgräns ställs in separat för varje läkemedel.
Sjukhusapotekets läkemedelstekniker gör en beställning genom att inventera avdelningens läkemedelsurval i Opaali-systemet. Baserat på inventeringen görs läkemedelsbeställningar centraliserat för avdelningen två gånger i veckan. Genom att koncentrera beställningar till några dagar i veckan sparar man tid till annat arbete. Avdelningen kan förlita sig på att basläkemedelsutbudet alltid kommer att räcka till fram till nästa leveransdatum.
Läkemedel med dåligt hållbarhetsdatum
Läkemedel som håller på att bli för gamla följs upp systematiskt och tas bort från hyllan i tid. Nya förpackningar beställs från sjukhusapoteket i tid för att ersätta utgående läkemedel på läkemedelshyllan. Läkemedel med kortare hållbarhetsdatum flyttas i tid till avdelningar med högre förbrukning. För att effektivt kunna cirkulera läkemedel och minska läkemedelssvinn vore det viktigt att tillräckligt många avdelningar är involverade i Opaali-cirkeln.
Organiseringen av läkemedelshyllan är viktig för patientsäkerheten och för att minska läkemedelssvinnet. Läkemedel med kortare hållbarhet märks med ett klistermärke med utgångsdatum och de med längre hållbarhet placeras bakom de med kortare hållbarhet för att säkerställa korrekt cirkulation av läkemedlen. Utgångna läkemedel orsakar mycket arbete på avdelningar och sjukhusapotek.
Ur avdelningens synvinkel
Personalen på intensivvårdsavdelningen har funnit Opaali användbart. Det är ett lättanvänt och tydligt system som personalen snabbt har anammat. Med Opaali har det blivit enklare och snabbare att beställa medicin. Streckodsavläsningen av läkemedel startar automatiskt läkemedelsbeställningen, vilket har sparat sjukskötares arbetstid då beställningen inte behöver göras manuellt. Systemet visar även saldon i läkemedelslager och möjliggör en mer noggrann övervakning av läkemedel. Samarbetet med läkemedelsteknikern har också varit utmärkt. Läkemedelsteknikern har tagit hand om utgångna läkemedel, beställningar och till och med mestadels uppackningen av läkemedel, vilket helt klart har underlättat läkemedelsskötarens jobb.
Nyttor
När sjukhusapotekets anställda besöker många olika avdelningar får de en god uppfattning om avdelningens utbud. Även om inte alla avdelningar är involverade i projektet har det också varit möjligt att låna eller cirkulera utgångna läkemedel genom dem.
Med Opaali kan sjukhusapoteket följa upp enheternas läkemedelssaldon och det är enklare för dem att beställa mer läkemedel från grossisterna i tid.
Fram tills nu har avdelningarna inte haft ett definierat basläkemedelsurval. Det innebär att varje sjukskötare har haft möjlighet att göra en läkemedelsbeställning baserat på sin egen expertis och den kunskap de har. Det finns inget system i Soite som låter anställda se saldostatusen för enheterna totalt. Opaali möjliggör nu omfattande hantering och insyn i läkemedelslager på enhetsnivå.
Med Opaali är det enklare att hantera och komma överens om förvaringspraxis mellan apoteket och avdelningarna. Många avdelningar lagrar onödigt överskott av läkemedel, och när de går ut orsakar de ekonomiska förluster, vilket delvis kan förhindras med hjälp av Opaali.
Lovande resultat, framtiden ligger i händerna på tjänstemän och beslutsfattare
För närvarande är tre avdelningar involverade i projektet, och baserat på en responsenkät som genomfördes i våras gjordes flera positiva observationer på avdelningarna. Den läkemedelsansvarigas läkemedelsförsörjningsrelaterade arbete har minskat. Detta arbete utfördes tidigare parallellt med annat arbete, så det finns nu mer tid för faktiskt vårdarbete. Situationer där man glömt att beställa läkemedel minskade avsevärt. Läkemedelsteknikern har beaktat överföringen av dyra läkemedel eller särläkemedel till andra enheter, eller har försökt överföra läkemedel som är på väg att bli för gamla så att de ska komma till användning någon annanstans. Tidigare förvarades produkterna på hyllan och returnerades till sjukhusapoteket när de hade gått ut. Opaali fungerar bäst som en funktion på ett apotek, eftersom apotekspersonalen har en omfattande förståelse för var produkterna håller på att bli för gamla och kan flytta produkterna dit de behövs.
Nu ligger projektets fortsättning i händerna på tjänstemän och beslutsfattare, eftersom det utöver tillstånd att tillsätta den lediga tjänsten behövs en budgetreserv för att fortsätta de kostnadseffektiva aktiviteter som främjar läkemedelssäkerheten.
Susanne Passoja, läkemedelstekniker, projektarbetare VAKE-projektet
Sari Nissilä, koordinator av läkemedelsbehandling, intensivvårdsavdelningen