Socialvårdens dokumentation under förändring i Soite
Dokumentationsförfarandena för socialvården förändras i takt med att kunduppgifter överförs till den nationella Kanta-tjänsten och dokumentationsstrukturerna förenhetligas i hela landet. Förändringarna kräver också nya typer av dokumentationsfärdigheter av Soites socialvårdspersonal. God dokumentation stöder kundernas rättigheter, ökar transparensen i arbetet och påverkar både kundarbetet och utvecklingen av tjänsterna.
Dokumentation av kundinformation är en central del av socialvårdsarbetet. Miljön och förfarandena för dokumentation inom socialvården är under förändring. Socialvården måste ansluta till den nationella kunddatabasen, som är en del av Kanta-tjänsten. Detta medför nya krav på dokumentation. Strukturerna för kundinformationen förenhetligas över hela landet, och på grund av detta måste personal inom socialvården lära sig ett nytt sätt att dokumentera. Förändringarna kommer att göra det enklare för kunder att få tillgång till sin egen information via MittKanta. Därför betonas ytterligare betydelsen av den innehållsmässiga kvaliteten på kundinformation som en del av det dagliga arbetet. Dessutom använder Institutet för hälsa och välfärd (THL) strukturerade kund- och patientuppgifter som lagras i Kanta-tjänster i sin informationsproduktion, såsom i statistik- och registerverksamhet, informationsledning och andra så kallade sekundära användningsbehov för informationen.
Dokumentationsfärdigheter är en viktig del av yrkesfärdigheterna hos alla yrkespersoner inom socialvården. Kundinformation som dokumenterats påverkar planeringen och genomförandet av själva kundarbetet, men även mer allmänt bedömningen av behovet av tjänster samt deras kvalitet och effektivitet, och därmed även ledningen och utvecklingen av tjänster. Det är särskilt viktigt att beakta vilken inverkan dokumentationen har på kunden.
Att utvecklas tillsammans
Det statligt finansierade RRF-delprojektet för utveckling av dokumentering inom sociala tjänster, som inleddes under hösten 2023, avslutas i slutet av 2025. Projektets mål när det gäller att utveckla socialvårdens dokumentation har varit:
- Införandet av nationella förfaranden och riktlinjer för dokumentation
- Förenhetligande av dokumentationsförfaranden
- En modell för en struktur för dokumentationsutbildning
Projektet har framskridit mot sina mål i nära samarbete med olika aktörer. Under denna period har både socialtjänstspecifika och gemensamma dokumentationsanvisningar för socialtjänster utarbetats. Dokumentationsanvisningarna har utarbetats tillsammans med tjänsternas personal, så mötena har också delvist fungerat som utbildningstillfällen. Dessutom har särskilda dokumentationsutbildningar anordnats enligt behov. Projektet har även varit involverat i att utveckla dokumentationsfrågorna kring Soites inköpstjänster.
Dokumentationsinstruktionerna har förenhetligat dokumentationsförfarandena, hjälpt till att korrigera felaktiga verksamhetsförfaranden och ökat personalens kunskaper om dokumentation. Dokumentationsanvisningarna har kunnat länkas till det kundinformationssystem som används, varifrån instruktionerna är lättillgängliga. Anvisningarna har utarbetats med hjälp av nationella riktlinjer och expertstöd från Institutet för hälsa och välfärd och Kanta-tjänsterna. Dessutom har det genom det nationella nätverket för social- och hälsovårdsdokumentation som koordineras av Institutet för hälsa och välfärd varit möjligt att dela och få erfarenheter av effektiva dokumentationsförfaranden, identifiera utmaningar i utvecklingen av registreringen och hitta lösningar i samarbete med andra välfärdsområden och olika nationella aktörer.
Soites strukturer för att utveckla dokumentationen har stärkts under RRF-projektets tid. Under projektets gång har 1–2 dokumentationskoordinatorer arbetat inom socialtjänsterna, som har agerat som dokumentationssakkunniga och stöttat, samordnat och upprätthållit utvecklingsstrukturer för dokumentation ur ett brett perspektiv. Dokumentationskoordinatorns arbete har visat sig vara användbart, och det är förhoppningsvis möjligt att det fortsätter även efter projektets slut. Permanenta strukturer för utveckling av dokumentation har stärkts av en dokumentationsarbetsgrupp och dokumentationssakkunniga, som regelbundet sammanträder för att diskutera dokumentationsrelaterade frågor. Dokumentationsarbetsgruppens uppgift är att ge instruktioner och riktlinjer, medan dokumentationsexperter stöder registreringen och implementerar dokumentationsanvisningar. I dokumentationsarbetsgruppen ingår representation från alla socialtjänster, applikationsstödet, dataskydd och dokumenthantering. Dokumentationsexperterna består av yrkesverksamma från alla olika socialvårdstjänster som har genomgått dokumentationsexpertutbildningen inom Kansa Koulu-projektet.
Utbildningsstrukturen för dokumentationen har utformats utifrån att alla yrkesverksamma inom Soites socialtjänst måste genomgå Kansa Koulu-projektets grundkurs i socialvårdens dokumentation. Dessutom har inskolningsmaterial om dokumentation sammanställts utifrån nationella riktlinjer för dokumentation, organisationens egna dokumentationsanvisningar och riktlinjer.
Dokumentation är ansvarsfull interaktion
Soites socialtjänsters dokumentation har gradvist börjat dyka upp i MittKanta från och med 15.10.2025, vilket gör dokumentationen mer transparent för kunderna. Att dokumentera kunddata är inte bara en teknisk åtgärd – det är en del av interaktionen och av att respektera kunden och göra kunden delaktig. Dessutom är inspelning ett verktyg för att påverka och även utöva makt. Dokumentation synliggör kundens situation, men även medarbetarens handlingar och tolkning. Allas egen erfarenhetsvärld färgar vad vi ser hos människor och i olika situationer.
Det är viktigt att kombinera noggrannhet, sanningsenlighet och sensitivitet i dokumentationen. Även svåra frågor måste tas upp, men respektfullt och eftertänksamt. Dokumentation ska inte orsaka skada, utan snarare stödja kundens delaktighet och rättigheter. Kunden har rätt att veta vad som dokumenteras om dem – och att bli hörd även på textnivå.
I slutändan bygger god dokumentation förtroende, stärker integriteten i kundprocessen och fungerar som ett arbetsverktyg. Dokumentationen kan fungera som en spegel och minnesspår för kunden, eller så kan den till och med påverka kundens självbild. Därför är varje anteckning meningsfull – och varje medarbetare har ett ansvar att göra det så bra som möjligt.
Paula Hautala
dokumentationskoordinator
