Siirry sisältöön
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Seuraavaksi on esitelty Soiten tietovarannot ja tietopyyntöjen tekemiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto tarkoittaa viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Soiten tietovarannot

1. Sosiaalihuollon tietovaranto

Soiten sosiaalihuollon tietovaranto sisältää tiedot sosiaalihuollon palveluista. Palveluita ovat muun muassa sosiaalityö, sosiaaliohjaus, sosiaalinen kuntoutus, perhetyö, lapsiperheiden kotipalvelu, vanhuspalvelut, asumispalvelut, laitoshoito, liikkumista tukevat palvelut, päihdetyö ja työttömien työllistämistä tukevat palvelut, kuntouttava työtoiminta, kehitysvammaisten erityishuolto sekä vammaispalvelut.

Soitessa sosiaalihuollon asiakasrekisteristä vastaa sosiaalijohtaja, joka myös päättää asiakastietojen luovutuksesta (hallintosääntö § 35).

Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt voi laatia:

a) sähköisellä lomakkeella 

b) postitse:

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite
Arkisto / sosiaalijohtaja
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola

Päättävä viranomainen: Sosiaalijohtaja

2. Terveydenhuollon tietovaranto

Soiten terveyspalveluissa hoidetaan sekä erikoissairaanhoitoa että perusterveydenhuoltoa vaativia potilaita ja potilaiden hoitotiedot tallennetaan yhteiseen potilasrekisteriin. Potilasrekisteriin tallennettujen tietojen käyttötarkoitus on potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta.

Soitessa terveydenhuollon potilasrekisteristä vastaa johtajaylilääkäri, joka myös päättää potilastietojen luovutuksesta (hallintosääntö § 33).

Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt laaditaan:

a) sähköisellä lomakkeella 

b) postitse:

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite
Arkisto / johtajaylilääkäri
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola

Päättävä viranomainen:  Johtajaylilääkäri

3. Asia- ja päätöstietovaranto

Soitessa hallinnollisten asioiden asiarekisteri on koottu asianhallintajärjestelmään. Hallinnollisten asioiden asiarekisterin tietojärjestelmä on Dynasty-asianhallintajärjestelmä. Asianhallintajärjestelmä muodostaa rekisterin Soiten viranhaltijapäätöksistä, kokousten esityslistoista ja pöytäkirjoista sekä muista hallinnollisista asiakirjoista.

Julkisuuslain mukaisista tietopyynnöistä, jotka koskevat muita kuin potilas- ja sosiaalihuollon asiakirjoja, vastaa Soitessa hallintolakimies (johtosääntö § 83).

Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt osoitetaan:

a) sähköpostitse: kirjaamo(a)soite.fi

b) postitse:

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite
Hallinnon kirjaamo
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola

Päättävä viranomainen: Hallintolakimies

Asiasanat: pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset

Linkki: Soiten toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat

4. Sopimustietovaranto ja hankinnat

Soitessa hallinnollisten asioiden asiarekisteri on koottu Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Tietojärjestelmä muodostaa rekisterin Soiten viranhaltijapäätöksistä, kokousten esityslistoista ja pöytäkirjoista, sopimuksista sekä muista hallinnollisista asiakirjoista. Lisäksi kilpailutusten asiakirjat (esimerkiksi tarjouspyynnöt ja liitteet) sekä muut hankintoihin liittyvät asiakirjat säilytetään Soiten arkistossa.

Julkisuuslain mukaisista tietopyynnöistä, jotka koskevat muita kuin potilas- ja sosiaalihuollon asiakirjoja, vastaa Soitessa hallintolakimies (johtosääntö § 83).

Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt osoitetaan:

a) sähköpostitse: kirjaamo(a)soite.fi

b) postitse:

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite
Hallinnon kirjaamo
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola

Päättävä viranomainen: Hallintolakimies

5. Luottamushenkilö- ja toimielintietovaranto

Tiedot luottamushenkilöistä ja toimielimistä säilytetään hallinnollisten asioiden asiarekisterissä Dynasty-asianhallintajärjestelmässä.

Julkisuuslain mukaisista tietopyynnöistä, jotka koskevat muita kuin potilas- ja sosiaalihuollon asiakirjoja, vastaa Soitessa hallintolakimies (johtosääntö § 83).

Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt osoitetaan:

a) sähköpostitse: kirjaamo(a)soite.fi

b) postitse:

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite
Hallinnon kirjaamo
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola

Päättävä viranomainen: Hallintolakimies

Asiasanat: luottamushenkilö, toimielin, sidonnaisuudet, sidonnaisuusrekisteri

6. Pelastustoimen tietovaranto

Soiten hyvinvointialueella pelastustoimen tietovaranto sisältää pelastuspalveluihin, onnettomuuksien ehkäisyyn, sekä turvallisuus- ja varautumispalveluihin liittyvät tietokokonaisuudet.

Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt osoitetaan:

a) sähköpostitse: virkaposti.kp@pelastustoimi.fi

b) postitse:

Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Kustaa Aadolfinkatu 76
67200 Kokkola


Soitessa ei ole toistaiseksi mahdollista toimittaa aineistoja teknisen rajapinnan avulla.

Katso myös nämä