Beskrivning av handlingars offentlighet

En informationshanteringsenhet ska upprätthålla en beskrivning av de informationsresurser och klientregister som den förvaltar i enlighet med 28 § i informationshanteringslagen (906/2019). Syftet med beskrivningen är att genomföra offentlighetsprincipen. Beskrivningen kallas för beskrivning av handlingars offentlighet.

Beskrivningen av handlingars offentlighet är ett sätt att hjälpa medborgare att rikta sin begäran om information till rätt ställe. Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling specificeras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling som avses (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, 13 §). Myndigheten är skyldig att bistå den som begär om information med specificering av handlingen. Med hjälp av beskrivningen av handlingars offentlig redogör myndigheten också för i vilken omfattning den behandlar information när den producerar tjänster eller behandlar ärenden. Möjligheten att få information om hurdana informationsresurser myndigheten har bidrar till öppenhet inom administrationen.

Begäran om information skickas per e-post till Soites registratur: kirjaamo(at)soite.fi. Registraturen förmedlar begäran om information till vederbörande myndighet eller enhet.

Nedan presenteras Soites informationsresurser. En informationsresurs är en helhet som innehåller data som en myndighet använder när den sköter sina uppgifter eller som den använder i annan verksamhet. Resursen behandlas med hjälp av datasystem eller manuellt.

Soites informationsresurser

1. Socialvårdens informationsresurs

Socialvårdens informationsresurs i Soite innehåller uppgifterna om socialvårdens tjänster. Till Soites socialvårdstjänster hör bl.a. socialarbete, socialhandledning, social rehabilitering, familjearbete, hemservice för barnfamiljer, äldreomsorg, boendetjänster, institutionsvård, tjänster som stöder rörlighet, rusmedelsarbete, tjänster som stöder sysselsättning av arbetslösa, rehabiliterande arbetsverksamhet, specialomsorger om utvecklingsstörda och handikapptjänster.

Socialdirektören ansvarar för socialvårdens klientregister i Soite. Hen beslutar också om utlämnande av klientuppgifter (förvaltningsstadgan § 72).

Begäran om information som gäller informationsresursen kan utarbetas:

a) med en elektronisk blankett

b) per post:

    Soiten kirjaamo/Soites registratur/socialdirektören

    Mariegatan 16-20

    67200 Karleby

Beslutsfattande myndighet: Socialdirektören

2. Hälso- och sjukvårdens informationsresurs

I Soites hälso- och sjukvårdstjänster vårdas både patienter som behöver specialsjukvård och patienter som behöver primärvård. Patienternas vårduppgifter lagras i ett gemensamt patientregister. Användningsändamålet för uppgifter som lagrats i patientregistret är planering, ordnande, genomförande och uppföljning av en patients undersökningar och vård.

I Soite är det chefsöverläkaren som ansvarar för hälso- och sjukvårdens patientregister. Hen beslutar också om utlämnande av patientuppgifter (förvaltningsstadgan § 70).

Begäran om information som gäller informationsresursen utarbetas:

a) med en elektronisk blankett 

b) per post:

    Soiten kirjaamo/Soites registratur/chefsöverläkaren

    Mariegatan 16-20

    67200 Karleby

Beslutsfattande myndighet:  Chefsöverläkaren

3. Informationsresursen för ärenden och beslut

I Soite har ärenderegistret för administrativa ärenden samlats i ärendehanteringssystemet. Ärendehanteringssystemet Dynasty är datasystemet för ärenderegistret för administrativa ärenden. Ärendehanteringssystemet bildar ett register över Soites tjänsteinnehavarbeslut, över föredragningslistor och protokoll för sammanträden och över andra administrativa handlingar.

I Soite ansvarar förvaltningsjuristen för begäran om information som är i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och som gäller andra än patient- och socialvårdens handlingar (förvaltningsstadgan § 76).

Begäran om information som gäller informationsresursen skickas:

a) per e-post till: kirjaamo(at)soite.fi

b) per post:

    Soiten kirjaamo/Soites registratur

    Mariegatan 16-20

    67200 Karleby

Beslutsfattande myndighet: Förvaltningsjuristen

Referensord: protokoll, tjänsteinnehavarbeslut

Länk: Föredragningslistor och protokoll för Soites organ

4. Informationsresurs för avtal och upphandlingar

I Soite har ärenderegistret för administrativa ärenden samlats i ärendehanteringssystemet Dynasty. Datasystemet bildar ett register över Soites tjänsteinnehavarbeslut, över föredragningslistor och protokoll för sammanträden, över avtal och  över andra administrativa handlingar. Dessutom förvaras handlingar gällande upphandlingar (t.ex. anbudsförfrågan och bilagor) och andra handlingar som är förknippade med upphandlingar i Soites arkiv.

I Soite ansvarar förvaltningsjuristen för begäran om information som är i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och som gäller andra än patient- och socialvårdens handlingar (förvaltningsstadgan § 76).

Begäran om information som gäller informationsresursen skickas:

a) per e-post till: kirjaamo(at)soite.fi

b) per post:

    Soiten kirjaamo/hallinto – Soites registratur/administrationen

    Mariegatan 16-20

    67200 Karleby

Beslutsfattande myndighet: Förvaltningsjuristen

5. Informationsresursen gällande förtroendevalda och organ

Uppgifterna om förtroendevalda och organ förvaras i ärenderegistret för administrativa ärenden i ärendehanteringssystemet Dynasty.

I Soite ansvarar förvaltningsjuristen för begäran om information som är i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och som gäller andra än patient- och socialvårdens handlingar (förvaltningsstadgan § 76).

Begäran om information som gäller informationsresursen skickas:

a) per e-post till: kirjaamo(at)soite.fi

b) per post:

    Soiten kirjaamo/hallinto – Soites registratur/administrationen

    Mariegatan 16-20

    67200 Karleby

Beslutsfattande myndighet: Förvaltningsjuristen

Referensord: förtroendevald, organ, bindningar, register över bindningar.

I Soite är det tills vidare inte möjligt att sända material via ett tekniskt gränssnitt.