Beskrivning av handlingars offentlighet
I beskrivningen av handlingars offentlighet har i enlighet med 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) samlats informationen om de informationslager och ärenderegistret som informationshanteringsenheten förvaltar.
Beskrivningen har utarbetats för genomförande av offentlighetsprincipen, och målet med den är att hjälpa medborgarna att rikta sina begäran om information rätt. Med beskrivningen av handlingars offentlighet redogör myndigheten också för i vilken omfattning den behandlar information när den producerar tjänster eller behandlar ärenden.
Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling specificeras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling som avses (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, 13 §). Med hjälp av beskrivningen av handlingars offentlighet kan myndigheten bistå den som begär om information i att specificera handlingen.
Informationslager
Ett informationslager är en helhet som innehåller data som en myndighet använder när den sköter sina uppgifter eller som den använder i annan verksamhet. Helheten behandlas med hjälp av datasystem eller manuellt. Nedan finns Soites informationslager och uppgifter om hur information begärs.
I Soites hälso- och sjukvårdstjänster vårdas både patienter som behöver specialsjukvård och patienter som behöver primärvård. Patienternas vårduppgifter lagras i ett gemensamt patientregister. Användningsändamålet för uppgifter som lagrats i patientregistret är planering, ordnande, genomförande och uppföljning av en patients undersökning och vård.
Chefsöverläkaren ansvarar för hälso- och sjukvårdens patientregister i Soite. Hen beslutar också om utlämnande av patientuppgifter (förvaltningsstadgan § 33).
Begäran om information som gäller informationslagret görs:
a) med en digital blankett för begäran om information
b) per post:
Mellersta Österbottens välfärdsområde Soite
Arkivet / chefsöverläkaren
Mariegatan 16-20
67200 Karleby
Beslutsfattande myndighet: Chefsöverläkaren
Socialvårdens informationslager i Soite innehåller uppgifterna om socialvårdens tjänster. Till tjänsterna hör bl.a. socialarbete, socialhandledning, social rehabilitering, familjearbete, hemservice för barnfamiljer och tjänster för äldre.
Socialdirektören ansvarar för socialvårdens klientregister i Soite. Hen beslutar också om utlämnande av klientuppgifter (förvaltningsstadgan § 35).
Begäran om information som gäller informationslagret kan göras:
a) med en digital blankett för begäran om information
b) per post:
Mellersta Österbottens välfärdsområde Soite
Arkivet / socialdirektören
Mariegatan 16-20
67200 Karleby
Beslutsfattande myndighet: Socialdirektören
Ledningens och beslutsfattandets informationslager innehåller information om Soites ledning, förtroendevalda och organ samt om besluten dessa har fattat. Föredragningslistor och protokoll för Soites organ kan läsas på Soites webbplats. Till informationslagret hör förutom föredragningslistor och protokoll också bl.a. tjänsteinnehavarbeslut.
Begäran om upplysningar som gäller välfärdsområdesfullmäktiges handlingar avgörs av förvaltningsjuristen. Ett organ kan i den omfattning organet bestämmer delegera rätt till en underställd tjänsteinnehavare att som myndighet avgöra om en handling får lämnas ut (26 § i förvaltningsstadgan).
Förvaltningsjuristen beslutar om utlämnande av handlingar från välfärdsområdesstyrelsen med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, om det inte bestäms något annat i förvaltningsstadgan eller instruktionen (93 § i instruktionen).
Personaldirektören beslutar om utlämnande av välfärdsområdesstyrelsens dokument som gäller personalärenden med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (7 § i instruktionen).
Välfärdsområdets tjänsteinnehavare är i ärenden som omfattas av deras beslutanderätt sådana myndigheter som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och kan besluta om utlämnande av handlingar och information i ärenden som omfattas av deras beslutanderätt.
Begäran om information som gäller informationslagret skickas:
a) per e-post: kirjaamo@soite.fi
b) per post:
Mellersta Österbottens välfärdsområde Soite
Hallinnon kirjaamo/Administrationens registratur
Mariegatan 16-20
67200 Karleby
Till administrationens informationslager hör information om Soites personal, avtal, upphandlingar och ekonomi. I administrationens informationslager ingår bl.a. arbetsavtal, personuppgifter om personalen, dokument relaterade till konkurrensutsättning och upphandlingsbeslut.
Begäran om upplysningar som gäller välfärdsområdesfullmäktiges handlingar avgörs av förvaltningsjuristen. Ett organ kan i den omfattning organet bestämmer delegera rätt till en underställd tjänsteinnehavare att som myndighet avgöra om en handling får lämnas ut (26 § i förvaltningsstadgan).
Förvaltningsjuristen beslutar om utlämnande av handlingar från välfärdsområdesstyrelsen med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, om det inte bestäms något annat i förvaltningsstadgan eller instruktionen (93 § i instruktionen).
Personaldirektören beslutar om utlämnande av välfärdsområdesstyrelsens dokument som gäller personalärenden med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (7 § i instruktionen).
Välfärdsområdets tjänsteinnehavare är i ärenden som omfattas av deras beslutanderätt sådana myndigheter som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och kan besluta om utlämnande av handlingar och information i ärenden som omfattas av deras beslutanderätt.
Begäran om information som gäller informationslagret skickas:
a) per e-post: kirjaamo@soite.fi
b) per post:
Mellersta Österbottens välfärdsområde Soite
Hallinnon kirjaamo/Administrationens registratur
Mariegatan 16-20
67200 Karleby
Beslutsfattande myndighet: Förvaltningsjuristen
Räddningsväsendets informationslager innehåller i Mellersta Österbottens välfärdsområde informationshelheterna relaterade till räddningstjänster, förebyggande av olyckor och säkerhets- och beredskapstjänster.
Begäran om information som gäller informationslagret skickas:
a) per e-post: virkaposti.kp@pelastustoimi.fi
b) per post:
Mellersta Österbottens räddningsverk
Gustaf Adolfs gata 76
67200 Karleby
Beslutsfattande myndighet: den räddningsmyndighet som ansvarar för verksamheten i fråga.
Referensord: förtroendevald, organ, bindningar, register över bindningar